Legalizzazione apostille atti pubblici e privati da autenticare per l'estero

UFFICI INTERESSATI

TRIBUNALE - Procura della Repubblica – Segreteria Civile

PREFETTURA - Ufficio Territoriale del Governo

INFORMAZIONI GENERALI Questa possibilità non esiste in via generale, ma è prevista solo per i cittadini provenienti dai Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’Aia del 5 Ottobre 1961 relativa all’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri. Nel corso degli anni è stata ratificata e resa esecutiva da molti Stati e prevede che non sia necessario procedere alla legalizzazione dei certificati presso le autorità consolari, potendo la stessa essere sostituita dalla cosiddetta apostille (in italiano postilla). Questa è una specifica annotazione (prevede un timbro speciale attestante l'autenticità del documento e la qualità legale dell''Autorità rilasciante in luogo della legalizzazione)che deve essere fatta sull’originale del certificato rilasciato dalle autorità competenti del Paese interessato, da parte di una autorità identificata dalla legge di ratifica del Trattato stesso.
L’ apostille, quindi, sostituisce la legalizzazione presso l’ambasciata. Ne discende che se una persona ha bisogno di fare valere in Italia un certificato di nascita e vive in un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi presso l’ambasciata italiana e chiedere la legalizzazione, ma può recarsi presso l’autorità interna di quello Stato (designata dall’atto di adesione alla Convenzione stessa) per ottenere l’annotazione della cosiddetta apostille sul certificato. Una volta effettuata la suddetta procedura quel documento deve essere riconosciuto in Italia, perché anche l’Italia ha ratificato la Convenzione e quindi in base alla legge italiana quel documento deve essere ritenuto valido, anche se redatto nella lingua di un diverso Paese (al punto che dovrebbe essere sufficiente una normale traduzione che si può ottenere anche in Italia per essere fatto valere di fronte alle autorità italiane).
E’ necessario precisare che la Convenzione riguarda specificamente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri tra i quali rientrano, per espressa previsione della stessa, i documenti che rilascia un autorità o un funzionario dipendente da un’amministrazione dello Stato (compresi quelli formulati dal Pubblico Ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario), i documenti amministrativi, gli atti notarili, le dichiarazioni ufficiali indicanti una registrazione, un visto di data certa, un’autenticazione di firma apposti su un atto privato, mentre invece non si applica ai documenti redatti da un agente diplomatico o consolare e ai documenti amministrativi che si riferiscono a una operazione commerciale o doganale.
Ne consegue che la gamma di documenti per i quali si può superare l’esigenza di legalizzazione, mediante richiesta e annotazione della cosiddetta apostille direttamente da parte delle autorità interne dello Stato di provenienza, è amplissima e si tratta di documenti che normalmente riguardano i rapporti di parentela, legami familiari, ovvero tutte quelle situazioni che in buona sostanza interessano la quasi totalità degli immigrati. 
Per i paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja occorre la legalizzazione da parte della Procura e, inoltre, il visto da parte del Consolato dello Stato straniero in Italia (a pagamento).La legalizzazione delle firme non è necessaria per gli atti e i documenti rilasciati dalle seguenti Ambasciate e/o Consolati aderenti alla Convenzione Europea di Londra del 7 giugno 1968: Austria, Grecia, Malta, Portogallo, Svezia, Cipro, Irlanda, Norvegia, Regno Unito, Svizzera, Francia, Liechtenstein, Paesi Bassi, Repubblica Ceca, Turchia, Germania, Lussemburgo, Polonia e Spagna.
A CHI RIVOLGERSI

Per atti giudiziari e notarili:

Palazzo di Giustizia

Procura della Repubblica presso il Tribunale

Orario: da Lunedì a Venerdì ore 8:30 – 13:30 - Sabato: ore 9:00 – 12:00

Per altri atti amministrativi:

Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo

Orario: da Lunedì a Venerdì ore 8:30 – 13:30 - Sabato: ore 9:00 – 12:00

Per la legalizzazione dell’atto in lingua originale occorrerà:

  • legalizzazione dell’originale da parte della Prefettura;
  • traduzione e asseverazione della traduzione in Tribunale;
  • legalizzazione in Tribunale secondo le norme previste.
DOCUMENTAZIONE RICHIESTA

L’interessato deposita alla Cancelleria della Procura della Repubblica presso il Tribunale l’atto da legalizzare o apostillare comprensivo degli eventuali allegati. Gli atti legalizzati vengono riconsegnati entro pochi giorni dalla presentazione e non prevedono il pagamento di diritti.

Per i paesi che non hanno aderito alla Convenzione dell’Aja occorre la legalizzazione da parte della Procura e, inoltre, il visto da parte del Consolato dello Stato straniero in Italia (a pagamento). Gli atti ed i documenti rilasciati da una rappresentanza diplomatica o consolare presente in Italia, che devono valere in Italia, sono soggetti all'imposta di bollo (€ 14,62), salvo i casi previsti dalle convenzioni internazionali vigenti o formati da ambasciate e consolati di Paesi appartenenti all'Unione Europea.